Określanie zakresu zamawianych systemów

Częste wyzwania

Odnajdujesz się w jednej z tych sytuacji?

„Powiedzieli, że nie są w stanie wycenić tej pracy, bo jest tak opisana, że nie rozumieją, co jest do zrobienia.”
„Ileee? Tyle kasy za system? Nie ma mowy. To wielokrotnie przekracza nasz budżet. Nie stać nas na IT.”
„Mamy już jakieś excele i kilka narzędzi. Ale jak teraz wybrać system, który się w to wkomponuje?”
„Wydaliśmy 2 miliony na to wdrożenie. Okazuje się jednak, że będziemy musieli wyrzucić to do kosza i zacząć na nowo.”

Zamawiane systemy często wybierane są bardziej na poczucie niż w oparciu o konkretne wymagania. Nawet, jeśli wymagania są, często napisane są w taki sposób, że trudno je zrozumieć, wycenić, a potem sensownie odebrać dostarczone rozwiązanie. Piszemy o sprawach mało istotnych, a zapominamy o krytycznych. Pracownicy wypisują swoje życzenia – pojawiają się konflikty interesów i sprzeczności w oczekiwaniach. Często zakres za duży i nieodpowiedni do faktycznych potrzeb firmy. Powoduje to wielkie wyceny, które nie mieszą się w budżecie, albo niestety się mieszczą, tylko, że system nie pomaga firmie w osiągnięciu jej celów.

Czym jest określanie zakresu zamawianych systemów?

Określanie zakresu zamawianych systemów polega na poznaniu rzeczywistych potrzeb firmy, zebraniu ich w formie wymagań z określonymi priorytetami, przedstawiających potrzeby, a nie propozycje rozwiązań. Dobrze określony zakres bezpośrednio pomoże Twojej firmie w realizacji jej celów, będzie zoptymalizowany pod kątem korzyści, kosztów oraz czasu dostarczania.

Jak działa określanie zakresu zamawianych systemów?

Określamy Twoje cele strategiczne - żeby sprawdzić czy, na ile i w jaki sposób istotne jest usprawnienie danego obszaru
Poznajemy funkcjonowanie firmy - procesy biznesowe, odpowiedzialności, umiejętności, obecne systemy IT
Wydobywamy wymagania, które wpierają firmę, rozwiązują problemy, odpowiadają na potrzeby
Opracowujemy wymagania w formatach standardów rynkowych - są jednoznaczne, spójne, wymagają koniecznego i zostawiają ekspertom swobodę wyboru w kwestiach technicznych i projektowych (jak osiągnąć to, czego firma potrzebuje)
Priorytetyzujemy i planujemy wydania - aby sterować kosztami, czasem dostarczenia i korzyściami dla firmy
Asystujemy przy wyborze dostawcy, jego wprowadzeniu w projekt, układaniu współpracy - jeśli to potrzebne
Moderujemy cykliczną ocenę rozwiązania, testowanie, wyciąganie wniosków i usprawnianie kolejnych kroków

Czy dostawca nie powinien przeprowadzić analizy przedwdrożeniowej?

Może. Możesz ją wykonać także Ty w swojej organizacji. Pytanie jest – gdzie leżą potrzebne umiejętności? Jeśli masz u siebie analityków biznesowych, którzy potrafią spojrzeć na funkcjonowanie Twojej firmy i je opisać w kontekście wymagań na system – świetnie. Jeśli takie kompetencje są po stronie dostawcy – super. Wielu dostawców wykona elementy analizy czy warsztaty, gdzie będzie oczekiwała wkładu ze strony Waszej firmy. Czy to działa? W pewnych przypadkach – bezproblemowo. W wielu – skupienie idzie na to jak zrobić to co chcesz (wizualnie, technicznie), a nie podlega analizie sam zakres tego, co zamawiasz. Często przydaje się tu wsparcie, by zmniejszyć ryzyko.

Posłuchaj o tym w podcaście

Podcast Najpierw analiza biznesu: odcinek NAB#006 7 problemów we współpracy z software house

Umów się na bezpłatną konsultację

Opowiedz nam osobiście o swoich wyzwaniach. Spotkamy się online jeszcze dziś, jutro lub w ciągu najbliższych dni. Sprawdź kalendarz.

Otrzymasz link do spotkania w wybranym dniu i godzinie. Mamy 60 minut konsultacji na rozmowę, pytania, porady.

Pojaw się na nich sam(a) lub zapraszając współpracowników, którzy uzupełnią Waszą perspektywę.